Eingangsbewertung durch Ombudsmann

Der anwaltliche Ombudsmann bewertet eingehende Hinweise. So kann die Erhebung personenbezogener Daten auf die Fälle beschränkt werden, in denen Tatsachen einen konkreten Anfangsverdacht begründen und ein berechtigtes Interesse des Unternehmens an der weiteren Datenerhebung und Übermittlung besteht. Das System des anwaltlichen Ombudsmanns erfüllt damit alle Anforderungen des Datenschutzes (§ 32 Abs. 1 Satz 2 BDSG 2009).

Kommunikation mit Hinweisgeber

Der Ombudsmann hält Kontakt zum Hinweisgeber. Fragen der internen Revision oder der Staatsanwaltschaft (wenn es zur Erstattung einer Strafanzeige kommt) können dem Hinweisgeber übermittelt und von ihm über den Ombudsmann beantwortet werden, ohne dass das Unternehmen seinen Namen erfahren muss.

Sachkundige Aufklärung des Sachverhalts

Ein Fachanwalt für Strafrecht als anwaltlicher Ombudsmann hat das strafrechtliche und kriminologische Fachwissen, den Sachverhalt durch Befragung des Hinweisgebers zielgerichtet aufzuklären, die sachliche Verwertbarkeit des Hinweises einzuschätzen und auch die Glaubhaftigkeit der Person des Hinweisgebers und die Glaubhaftigkeit seiner Aussage zu bewerten.

Zielgerichtete Aufbereitung des Sachverhalts

Der anwaltliche Ombudsmann übergibt – wenn der Hinweisgeber die Freigabe erteilt – den Sachverhalt in einer geordneten Darstellung als Grundlage für Entscheidungen. Damit werden interne Kapazitäten – etwa in der Rechtsabteilung – geschont. Andere Hinweisgebersysteme (Email-Briefkästen oder sonstige Hotlines) leisten das nicht. Hier bedarf es erst der Aufbereitung des Sachverhalts und seiner rechtlichen Bewertung durch Mitarbeiter des Unternehmens.

Kommunikation mit Ermittlungsbehörden

Wenn das Unternehmen sich im Einzelfall entscheidet, die Strafverfolgungsbehörden einzuschalten, ist ein Fachanwalt für Strafrecht als der anwaltlicher Ombudsmann in der Lage,

•   fachgerecht eine Strafanzeige zu formulieren und an richtiger Stelle einzubringen,

•   die Interessen und Rechte des Unternehmens im Ermittlungsverfahren zu vertreten,

•   Informationen aus dem Strafverfahren (Akteneinsicht) zu bewerten.

Innerbetriebliche Akzeptanz

Der anwaltliche Ombudsmann kann (und soll) das Vertrauen der Arbeitnehmervertreter im Unternehmen gewinnen.

Kostenneutralität

Der organisatorische und damit finanzielle Aufwand für die Installation eines Ombudsmannsystems ist gering. Wenn nur in einem Fall aufgrund eines Hinweises an den Ombudsmann ein Vergabeprozess optimiert werden kann, kann das die Kosten des Hinweisgebersystems auf Jahre tragen. Im Übrigen gilt der Satz: If you think compliance is expensive – try non compliance.

Kapitel 1

Welche Hinweisgebersysteme gibt es?

Kurzbeschreibung Ombudsmannsystem

Anwaltliche Schweigepflicht, Zeugnisverweigerungsrecht und Beschlagnahmefreiheit

Hemmschwelle niedrig für Hinweisgeber

Bedeutung der Hemmschwelle nicht zu unterschätzen

Vertrauen des Hinweisgebers stärken

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